Das Reisemanagement kann eine komplexe und herausfordernde Aufgabe sein, insbesondere für Bürofachkräfte.   Effizientes Reisemanagement ist eine wichtige Fähigkeit, um sicherzustellen, dass Geschäftsreisen organisiert, stressfrei und produktiv ablaufen. Zudem soll schnell auf Terminänderungen oder Ausfälle reagiert und schnell umdisponiert werden können. Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten sind die Kernkompetenzen von Assistenten und Assistentinnen. Dabei ist es unerheblich, ob für die Chefetage, eine Bereichsleitung oder ein Projektteam geplant wird. Wir haben für Sie ein paar Tipps zusammengetragen, die Ihnen das Organisieren von Geschäftsreisen erleichtern sollen. Frühzeitig beginnen und im Voraus planen Die Reiseplanung sollte frühzeitig beginnen, um sich die besten Angebote zu sichern, insbesondere in Bezug auf die Unterkunft. Eine detaillierte Planung ist jedoch nicht immer möglich, vor allem dann nicht, wenn es Änderungen in letzter Minute gibt. Mit den exklusiven Roomex-Raten können allerdings die besten Hotelangebote gesichert werden, egal wie kurzfristig die Reise geplant werden muss. Doch auch wenn der genaue Zeitpunkt und die Dauer noch nicht feststehen, lassen sich im Rahmen des Planungsprozesses bereits einige wichtige Parameter abfragen. Dabei ist die Kommunikation mit den Reisenden von entscheidender Bedeutung, um ihre Präferenzen, Anforderungen und besonderen Bedürfnisse während der Reise zu verstehen. Die Art der Unterkunft ist dabei nur ein Puzzlestück. Oft ist die Lage von viel entscheidender Bedeutung, um kurze Wege am Zielort zu haben oder auf eine bestimmte Infrastruktur zurückgreifen zu können. Die Nutzung von Reisemanagement-Tools Der Einsatz einer integrierten Reisemanagement-Plattform wie Roomex trägt nicht nur zur Digitalisierung von Unternehmen bei, sondern vereinfacht und optimiert auch das Reisemanagement für Assistenten. Der Wechsel zwischen verschiedenen Buchungssystemen entfällt. Somit ist ein schneller Zugriff auf bereits getätigte Buchungen gewährleistet und im Falle von Stornierungen kann verzugslos reagiert werden. Von zentralisierten Reisedetails bis hin zu Berichten und Analysen können Büroangestellte die kompliziertesten Aspekte des Reisemanagements in einer einfach zu bedienenden Plattform kombinieren. Gerade wenn Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen verreisen, erübrigen sich zeitraubende Abstimmungsgespräche zwischen den Abteilungen. Denn mit den entsprechenden Berechtigungen kann abteilungsübergreifend gebucht und recherchiert werden. Darüber hinaus stehen favorisierte Unterkünfte und Reiseverläufe auf einen Blick zur Verfügung. Sicherstellung der Einhaltung der Reiserichtlinien Die Kenntnis der Reiserichtlinien des Unternehmens ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Buchungen und Arrangements mit den Regeln des Unternehmens übereinstimmen. Eine fehlende Integration der Reiserichtlinien kann negative Folgen wie Kostenüberschreitungen oder im Extremfall die Gefährdung von Mitarbeitern nach sich ziehen. Die Einhaltung der Reiserichtlinien gewährleistet eine effektive Kostenverwaltung innerhalb der vorgeschriebenen Budgets, gibt Ihnen die notwendige Handlungssicherheit bei der Planung und gewährleistet die Sicherheit Ihrer Kollegen auf Reisen. Daher kann durch die Integration eines Partners wie Roomex in eine Reiserichtlinie die Gesamterfahrung von Teams nachhaltig verbessert werden.   Rückblick und Feedback nach der Reise Nach jeder Reise ist es wichtig, von den Reisenden ein Feedback über ihre Erfahrungen einzuholen und dabei auf Probleme oder Verbesserungsbedarf für künftige Reisen hinzuweisen. Die Nutzung dieses Feedbacks ist der Schlüssel zur Verfeinerung der Reisemanagementprozesse. Lassen Sie das Feedback zurück in die Reisemanagement-Plattform fließen, können sowohl Fehlbuchungen, als auch Enttäuschungen bei den Kollegen minimiert werden. Über die Auswertung der hinterlegten Reisedaten lassen sich sehr schnell Rückschlüsse auf das Reiseverhalten und auf die Einhaltung des Budgets schließen. Somit entfällt das Zusammensuchen der Daten aus verschiedenen Reisen, um Rechenschaftsberichte anfertigen zu können.    

Mit dem Einsatz einer integrierten Reisemanagement-Plattform lässt sich die Verwaltung von Dienstreisen auf ein höheres Level heben. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die größten Vorteile gegenüber Insellösungen auf:   Optimierte Buchungsprozesse für Unterkünfte Die Integration von Anbietern ist ein Schlüsselfaktor bei der Optimierung von Buchungsprozessen. Die Roomex-Plattform hat über eine Million Hotels für mobile Mitarbeiter integriert, um exklusive Preise und ein flächendeckendes Unterkunftsnetz anbieten zu können. Das Buchungssystem reduziert den Bedarf an manuellen Prozessen, Papierkram und redundanter Dateneingabe, was zu effizienteren Abläufen und Zeiteinsparungen führt. Durch die digitale Integration werden reisebezogene Funktionen, wie die Verwaltung von Hotelbuchungen für mehrere Reisende und mehrere Übernachtungen auf einer einzigen Plattform zusammengeführt, um die zeitaufwändige Suche auf verschiedenen Portalen zu vermeiden. Die Beschränkung auf ein System vereinfacht den Schulungsbedarf und ermöglicht einen schnellen Wissenstransfer unter den am Buchungsprozess beteiligten Kollegen. Verfügbarkeit von Informationen Alle, die Reise betreffenden Informationen werden zentral auf der Reisemanagement-Plattform bereitgestellt und verarbeitet. Dies spart enorme Zeit für das Zusammentragen und Bündeln von Informationen. Zudem ist sichergestellt, dass nicht an Reiserichtlinien vorbei gearbeitet werden kann. Damit ist die vollständige Transparenz für Dienstreisen gewährleistet. Datenanalyse und Berichterstattung Integrierte Plattformen bieten robuste Berichts- und Analysefunktionen. Mit Roomex Analytics können Unternehmen Reisemuster und Ausgabentrends analysieren, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und die zukünftige Planung zu verbessern. Wenn reisebezogene Daten zentral abgelegt werden, ist ein einfacher Zugriff auf den Reiseverlauf und die Reisepräferenzen möglich. Dieser zentralisierte Ansatz verbessert die Datengenauigkeit, reduziert das mühsame Zusammentragen der Daten und hilft dabei, informierte Entscheidungen auf der aktuellsten Basis zu treffen. Durch das Filtern und Aufbereiten der gesammelten Daten lassen sich qualitativ hochwertige Berichte anfertigen, welche wiederum zur vollen Kostenkontrolle über das vorgegebene Reisebudget und zur Effizienzverbesserung führen. Skalierbarkeit Integrierte Plattformen können skaliert werden, um dem Wachstum eines Unternehmens und seinen sich ändernden Reiseanforderungen gerecht zu werden. So wird sichergestellt, dass eine Reisemanagementlösung mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Dabei ist jedoch sichergestellt, dass auch Kleinunternehmen von Anfang an von den umfangreichen Vorteilen, wie der großen Datenbank für Unterkünfte profitieren. Umweltauswirkungen Mit der allumfassenden Systemlösung ist sichergestellt, dass keine unnötigen Papierausdrucke generiert werden müssen. Die Genehmigungsworkflows können direkt im System angelegt und Freigaben digital erteilt werden. Auch die Reiserichtlinien sind direkt auf der Plattform hinterlegt und bedürfen keiner gedruckten Form. Sämtliche Reiseinformationen, Buchungsbestätigungen und Reisepläne sind digital abruf- und verschickbar. Die Abrechnung erfolgt ebenfalls über das Reisemanagementsystem. Durch den reduzierten Bedarf an gedruckten Materialien, manuellen Prozessen und Papierdokumenten wird zu einem nachhaltigeren Ansatz im Reisemanagement beigetragen.

Nach den von der Pandemie geprägten Jahren geht ein Aufatmen durch die Flure vieler Unternehmen. Je nach Branche äußern viele Mitarbeiter den Wunsch, im Home Office zu bleiben und für die Büro-Rückkehrer ist es wichtig, dass sie im Unternehmen eine positive und produktive Atmosphäre vorfinden, um sich vollständig aus der Isolation der Pandemie zu lösen. Umso wichtiger, dass Präsenzveranstaltungen weder als Belastung noch vergeudete Zeit wahrgenommen werden und persönliche Meetings zum vollen Erfolg werden. Positive Meetings unter optimalen Bedingungen stärken wiederum den abteilungsübergreifenden Zusammenhalt und steigern die Motivation.   Festlegung der Veranstaltungsziele Bevor mit der Planung begonnen wird, sollten die Ziele des Meetings oder der Veranstaltung klar definiert werden. Denn abhängig von der Intention einer Veranstaltung sollte die Auswahl des Austragungsortes erfolgen. Ein Strategieworkshop setzt bspw. eine ruhige Umgebung voraus, die jedoch Platz zur Kreativitätsentfaltung bietet. Also möglichst frei von Ablenkung, aber nicht generell von Reizen befreit. Ein Meeting mit dem Ziel Teambuilding setzt je nach geplanten Maßnahmen wahrscheinlich die umfangreichste Ausstattung voraus. Dagegen sollten auf einem Networking-Event neben einer freundlichen Umgebung auch Rückzugsorte für Gespräche unter vier Augen zur Verfügung stehen. Währenddessen lebt eine Firmenfeier von einem schönen Ambiente und einem guten Service. Rechtzeitige Planung Die Planung von Veranstaltungen erfordert viel Liebe zum Detail und sollte daher mit einer gewissen Vorlaufzeit erfolgen. Für Unternehmen mit knappen Ressourcen, wie z. B. KMUs, kann es schwierig sein, denn eine aufwändige Planung bindet zusätzliches Personal und setzt Erfahrung in der Eventplanung voraus. Das Roomex Projects & Meetings Team übernimmt die Suche nach dem passenden Veranstaltungsort, führt die Preisverhandlung und bucht das passende Veranstaltungspaket im Namen von Unternehmen. Somit können sich auch die Kollegen, welche sonst in die Planung involviert wären, dem eigentlichen Veranstaltungsziel widmen und stehen nicht unter Erfolgsdruck. Unterstützung bei der Logistik Für ein positives Veranstaltungserlebnis ist eine funktionierende Logistik von entscheidender Bedeutung. Dies betrifft in erster Linie die Unterkunft und das Catering. Rücksprachen mit der Veranstaltungslocation zu Anzahl, Art und Dauer von Übernachtungsmöglichkeiten müssen durchgeführt und eine für den Rahmen adäquate Verpflegung organisiert werden. Die Zusammenarbeit mit einem externen Veranstaltungsplaner kann kompliziert, teuer und zeitaufwendig sein oder am eigentlichen Bedarf vorbeigehen. Als Roomex-Kunde können Veranstaltungen und Meetings ganz einfach arrangiert werden. Die Parameter für verschiedene Veranstaltungstypen werden im Vorfeld abgefragt und entsprechend archiviert. Dies spart Zeit und vereinfacht den Planungsprozess, besonders bei wiederkehrenden Meetings und Events. Trotzdem kann jederzeit auf Sonderwünsche eingegangen werden. Feedback sammeln und auswerten Nach dem Meeting oder der Veranstaltung sollte Feedback von den Teilnehmern eingeholt werden, um den Erfolg der Veranstaltung bewerten zu können und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Somit ist eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Events gewährleistet und Ihre Mitarbeiter haben Grund zur Freude auf die nächste Veranstaltung.  

Die Digitalisierung ist in aller Munde und die Pandemie hat gezeigt, wie groß der Aufholbedarf in Deutschland bei digitalen Lösungen ist. Andererseits wurde deutlich, dass die Möglichkeit, Kunden, Partner und Interessengruppen zu treffen, nicht 1:1 durch Online-Meetings ersetzt werden kann. Sich gegenseitig vorzustellen, Beziehungen zu pflegen, ein Treffen in vertrauter Atmosphäre abzuhalten oder auch Produkte live vorstellen zu können, ist für kleine Unternehmen ebenso wichtig wie für größere Organisationen. Nach wie vor sind Geschäftsreisen für Kundenbesuche, Kongresse oder Messeveranstaltungen unerlässlich. Je größer Vertriebsgebiete angelegt sind und je breiter sich Kundenkreise verteilen, desto mehr dienstliche Übernachtungen müssen eingebucht werden.   Welche Herausforderungen ergeben sich für kleinere Unternehmen bei Reisen? Im Gegensatz zu großen Unternehmen mit einem erheblichen Verwaltungsunterbau können sich Kleinunternehmer und Mittelständler selten eine Organisationsstruktur leisten, die sich rein um die Suche, Buchung und Nachbereitung von Geschäftsreisen kümmert. Die Buchungsgewohnheiten ähneln dadurch eher denen von Privatpersonen und werden nicht mit der gleichen Effizienz durchgeführt wie in Unternehmen mit Mitarbeitern, welche sich nur um das Reisemanagement kümmern. Zusätzliche Kommunikation und ein hoher Verwaltungsaufwand verlangsamen die Reiseabwicklung und Buchungen zu marktüblichen Preisen verteuern sie zusätzlich. Oftmals müssen zunächst Wünsche und Anforderungen abgefragt werden, Reisebudgets sind nicht klar definiert, Hotels müssen wegen Sonderkonditionen kontaktiert und Mitarbeitern an ihre Spesenabrechnungen erinnert werden. Die Antwort: Der Einsatz einer Reisemanagementlösung Ein Reisebüro oder eine TMC (Travel Management Company) mit der Abwicklung sämtlicher Reisen zu beauftragen, mag für kleine und mittlere Unternehmen mit ihren knappen Ressourcen zwar verlockend klingen; der ausgelagerte Service ist jedoch teuer und kann durch eine intelligente Softwarelösung selbst bewerkstelligt werden. Roomex ist eine kostenlose Reisemanagementlösung, die ohne größere Einarbeitungszeit von jedem Mitarbeiter genutzt werden kann. Der große Vorteil ist die vollständige Anpassbarkeit an die persönlichen Bedürfnisse und Roomex ist damit die ideale Lösung für KMUs mit begrenzten Budgets. Die Belegschaft erhält nur Zugriff auf für sie freigegebene Optionen. Somit ist gewährleistet, dass festgelegte Kostengrenzen eingehalten werden. Und auch das definierte Jahresbudget ist jederzeit im Blick. Implementierung von Echtzeitdaten Um das eigene Geschäftsreisebudget zu optimieren, müssen Vergleichsdaten von Reisekosten vorliegen. Damit werden Budgets festgelegt, die einerseits einen engen Preisrahmen liefern und andererseits nicht regelmäßig die Alarmglocken wegen einer Überschreitung läuten lassen. Echtzeitdaten helfen dabei, die betriebliche Realität widerzuspiegeln und schnelle Entscheidungen zu treffen, welche sich unmittelbar auf den laufenden Monat oder das Quartal auswirken. Werden Geschäftsreisen auf Plattformen für Freizeitreisen gebucht, müssen diese Daten zusätzlich erhoben, in Form gebracht und ausgewertet werden. Das Analysetool für Geschäftsreisen Roomex Analytics bietet einen einfachen Weg die Daten, welche durch die Buchung über Roomex ohnehin anfallen, aufzubereiten und leicht interpretierbar darzustellen. Integration der Reiserichtlinien in Buchungstools Im Vorfeld der Erhebung und Auswertung von Echtzeitdaten sollte allerdings eine Geschäftsreiserichtlinie für die notwendige Transparenz sorgen. Damit können die erhobenen Daten gegen die Richtlinie geprüft werden, um rechtzeitig über Budgetüberschreitungen bzw. mögliche Restguthaben zu informieren. Wird die Reiserichtlinie direkt in das Buchungstool integriert, erfolgt die Auswertung in Echtzeit und Kostenüberschreitungen gehören der Vergangenheit an. Durch das integrierte Compliance Center und den Reservierungshub lassen sich Reiserichtlinien unkompliziert festlegen. Durch die personalisierten Dashboards von Roomex Analytics können nicht nur die Controller die Einhaltung des Reisebudgets überwachen, sondern auch Mitarbeiter ihre noch möglichen Reiseaktivitäten der nächsten Monate planen.