Die Reisebranche hat, wie die meisten Branchen, aufgrund der Auswirkungen von COVID-19 große Veränderungen erlebt. Infolge der Pandemie haben viele von uns im Home Office gearbeitet, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen. Manche Unternehmen haben ihr Geschäftsreise-Volumen reduziert, andere haben es umgestellt und neue Vorsichtsmaßnahmen getroffen, weil sich z.B. eine Windkraftanlage halt schlecht via Zoom-Call warten lässt. Mit mehreren effektiven Impfstoffen auf dem Weg – das vereinigte Königreich hat sogar schon mit Impfungen angefangen – ist ein Licht am Ende des viel besagten Tunnels erkennbar. Das heißt natürlich nicht, dass Reisen schon Anfang 2021 wieder so sein werden wie 2019 und daran wird sich wohl auch einige Zeit lang nichts ändern. Geschäfts- und Urlaubsreisende werden neue Sorgen, Bedenken und Wünsche haben – alles mit dem Ziel, ihre Gesundheit und Sicherheit zu gewährleisten. Wir werden daher einen dauerhaften Wandel bei Reisen sehen, zum Teil große Veränderungen, zum Teil auch eher im Detail.
Sicherheit und Gesundheit wird auch nach Covid-19 bei Geschäftsreisen im Fokus sein. Aber wie genau sieht die neue Normalität aus?
1. Veränderte Zimmer-Wünsche
Vor der Pandemie gab es weniger Einschränkungen bei der Wahl von Unterkünften. In Branchen wie dem Baugewerbe war es zum Beispiel durchaus üblich, ein Zimmer mit einem Kollegen zu teilen. Jetzt suchen Reisende mehr Platz. Wir haben eine Zunahme von Buchungen von Aparthotels und Apartments gesehen, insbesondere in Großbritannien und in Deutschland. Die Gäste haben mehr Platz und können im Zimmer essen oder kochen, anstatt auswärts zu essen zu müssen.
2. Hygienemaßnahmen in Hotels und Flugzeugen treten in den Vordergrund
Wir sind alle nervös, wieder zu reisen, egal ob in der Freizeit oder auf Geschäftsreise. Hotels und Reiseportale führen jedoch viele neue Maßnahmen ein, um die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten. Wir haben in den letzten Wochen mit Dutzenden von Hotels und Anbietern von anderen Unterkünften gesprochen, die detaillierte Pläne für neue Hygienemaßnahmen erstellt haben. Einige lassen Zimmer mindestens 72 Stunden leer stehen, bevor sie wieder belegt werden, alle haben erhöhte Reinigungsstandards in Zimmern und öffentlichen Bereichen eingeführt und viele verpflichten ihre Mitarbeiter zu umfassenden Schulungen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Als Geschäftsreisender sollten Sie vor Ihrer Ankunft Informationen über die Sauberkeit des Hotels oder Apartments erwarten und sicherstellen, dass diese den von der WHO empfohlenen Richtlinien entsprechen. Unsere Reiseexperten setzen für die Reisenden mit Hotels in Verbindung, um sicherzustellen, dass das Hotel strenge Reinigungsmaßnahmen einhält und voll funktionsfähig ist.
3. Kontaktloses Bezahlen
Die Umstellung auf kontaktloses Bezahlen hat in letzter Zeit an Fahrt gewonnen und wurde von Covid-19 noch weiter beschleunigt. Unterwegs mit Bargeld zu bezahlen wird schon bald den Status von Bestellungen per Fax haben. In unserem Privatleben haben wir vielfach schon daran gewöhnt, mit dem Handy oder der Kredikarte kontaktlos zu bezahlen Bei Geschäftsreisen gibt es jedoch oft viele Probleme und eine Verzögerung bei der Rückzahlung. Ganz zu schweigen davon, dass viele Händler aufgrund der Auswirkungen der Pandemie kein Bargeld mehr akzeptieren und Kunden auffordern, eine kontaktlose Zahlungsmethode zu verwenden.
Als Reaktion auf diese Änderungen hat Roomex kürzlich eine Lösung für Mitarbeiter entwickelt, die es gewohnt sind, mit Bargeld und in Vorleistung aus eigener Tasche zu bezahlen: RoomexPay. Es ist eine intelligente End-to-End-Lösung für das Bezahlen auf Geschäftsreisen und eine stark vereinfachte Reisekostenabrechnung. Die Prepaid-Karte eliminiert mühselige Abrechnunge und bietet Firmen die vollständige Übersicht und Kontrolle über alle Ausgaben während der Reise. Auf einer zentralen Plattform können einzelne Karten aufgeladen werden, Ausgaben in Echtzeit eingesehen und Reisekosten abgerechnet werden. Per App kann der Reisende seine Ausgaben dokumentieren, mehr Geld anfordern und bei Bedarf die Karte einfach sperren.
4. Flexibles Reisen und stornierbare Buchungen
Reisende und Travel Manager möchten auf absehbare Zeit kostenlos stornierbare Zimmer buchen. Wir sind uns einfach nicht sicher, was der Rest des Jahres und vielleicht sogar 2021 bringen wird und wo der nächste Hotspot sein könnte oder ob ein Projekt in letzter Minute abgesagt werden könnte. Um den Stress und das Risiko finanzieller Verluste zu verringern, bieten die meisten Hotels und Apartment-Anbieter kostenlos stornierbare Optionen an. Unsere Reise-Éxperten empfehlen daher, vorerst nur möglichst flexibel zu buchen, bis mehr Stabilität herrscht. Wir haben in Roomex einen zusätzlichen Filter integriert, mit dem Sie sich kostenlos stornierbare Zimmer anzeigen lassen können, sodass diese bei jeder Suche oben angezeigt werden.
5. Optimierte Fürsorgepflicht
Die Sorgfalts- bzw. Fürsorgepflicht war immer ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsreisen, aus moralischen wie legalen Gründen. Die Pandemie hat diesen Aspekt noch deutlich weiter in den Fokus gerückt. Ein Aspekt dabei ist zu wissen, wohin alle Mitarbeiter in der Vergangenheit gereist sind und wo sie sich gerade befinden, für den Fall neuer lokaler Ausbrüche.
Einige Unternehmen haben mehrere Dutzend Mitarbeiter, die für sich und Kollegen Reisen buchen, oft auf mehreren verschiedenen Webseiten, die eigentlich für Urlaubsreisen konzipiert sind. Dieses Vorgehen macht es schwierig, einen einheitlichen und übersichtlichen Prozess zu etablieren, um alle vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Reisen im Auge zu behalten. Daher es ist in der Regel empfehlenswert, ein zentrales System zu verwenden, um Geschäftsreisen zu buchen, insbesondere im Hinblick auf die Sorgfaltspflicht. Nur so können Reservierungen und Reiseziele schnell und einfach eingesehen werden.
6. Strengere Reiserichtlinien
Viele Unternehmen mussten aufgrund der Auswirkungen von COVID-19 Budgetkürzungen vornehmen, was zu einer geringeren Flexibilität bei Ausgaben führt. Reiserichtlinien sind mehr denn je relevant, um das Budget unter Kontrolle zu halten. Die Mehrheit der CFOs und Finanzteams kontrolliert Geschäftsreisen in der Regel nicht, obwohl diese bis zu 10% ihrer gesamten Betriebsausgaben ausmachen können. Durch die Implementierung einer Reiserichtlinie nach Stadt, Team, Kosten oder Reisegrund können Sie Einsicht in und Kontrolle über Ihre Ausgaben verbessern.
Roomex als Buchungsplattform ist individuell auf jedes Unternehmen zugeschnitten, sodass Reiserichtlinien bei der Suche nach einem Hotel direkt in den Suchergebnissen angezeigt werden. Die Integration von Reiserichtlinien in Ihrer Hotelbuchungsplattform hat den Vorteil, dass Buchende sofort wissen, ob das von ihnen ausgewählte Hotel den Richtlinien entspricht, und Travel Manager oder Finanzteams auf einen Blick sehen können, wer am häufigsten außerhalb der Richtlinien bucht und wo. Da viele Unternehmen ihre Reiserichtlinien derzeit entweder überarbeiten oder zum ersten Mal überhaupt welche erstellen, bieten wir Ihnen an, Sie kostenlos bei der Ausarbeitung oder Anpassung von Richtlinien zu beraten. Bei Interesse, kontaktieren Sie unser Team bitte hier.