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Tipps zum Geschäftsreisemanagement für Assistent*innen

Das Reisemanagement kann eine komplexe und herausfordernde Aufgabe sein, insbesondere für Bürofachkräfte.   Effizientes Reisemanagement ist eine wichtige Fähigkeit, um sicherzustellen, dass Geschäftsreisen organisiert, stressfrei und produktiv ablaufen. Zudem soll schnell auf Terminänderungen oder Ausfälle reagiert und schnell umdisponiert werden können. Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten sind die Kernkompetenzen von Assistenten und Assistentinnen. Dabei ist es unerheblich, ob für die Chefetage, eine Bereichsleitung oder ein Projektteam geplant wird. Wir haben für Sie ein paar Tipps zusammengetragen, die Ihnen das Organisieren von Geschäftsreisen erleichtern sollen. Frühzeitig beginnen und im Voraus planen Die Reiseplanung sollte frühzeitig beginnen, um sich die besten Angebote zu sichern, insbesondere in Bezug auf die Unterkunft. Eine detaillierte Planung ist jedoch nicht immer möglich, vor allem dann nicht, wenn es Änderungen in letzter Minute gibt. Mit den exklusiven Roomex-Raten können allerdings die besten Hotelangebote gesichert werden, egal wie kurzfristig die Reise geplant werden muss. Doch auch wenn der genaue Zeitpunkt und die Dauer noch nicht feststehen, lassen sich im Rahmen des Planungsprozesses bereits einige wichtige Parameter abfragen. Dabei ist die Kommunikation mit den Reisenden von entscheidender Bedeutung, um ihre Präferenzen, Anforderungen und besonderen Bedürfnisse während der Reise zu verstehen. Die Art der Unterkunft ist dabei nur ein Puzzlestück. Oft ist die Lage von viel entscheidender Bedeutung, um kurze Wege am Zielort zu haben oder auf eine bestimmte Infrastruktur zurückgreifen zu können. Die Nutzung von Reisemanagement-Tools Der Einsatz einer integrierten Reisemanagement-Plattform wie Roomex trägt nicht nur zur Digitalisierung von Unternehmen bei, sondern vereinfacht und optimiert auch das Reisemanagement für Assistenten. Der Wechsel zwischen verschiedenen Buchungssystemen entfällt. Somit ist ein schneller Zugriff auf bereits getätigte Buchungen gewährleistet und im Falle von Stornierungen kann verzugslos reagiert werden. Von zentralisierten Reisedetails bis hin zu Berichten und Analysen können Büroangestellte die kompliziertesten Aspekte des Reisemanagements in einer einfach zu bedienenden Plattform kombinieren. Gerade wenn Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen verreisen, erübrigen sich zeitraubende Abstimmungsgespräche zwischen den Abteilungen. Denn mit den entsprechenden Berechtigungen kann abteilungsübergreifend gebucht und recherchiert werden. Darüber hinaus stehen favorisierte Unterkünfte und Reiseverläufe auf einen Blick zur Verfügung. Sicherstellung der Einhaltung der Reiserichtlinien Die Kenntnis der Reiserichtlinien des Unternehmens ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Buchungen und Arrangements mit den Regeln des Unternehmens übereinstimmen. Eine fehlende Integration der Reiserichtlinien kann negative Folgen wie Kostenüberschreitungen oder im Extremfall die Gefährdung von Mitarbeitern nach sich ziehen. Die Einhaltung der Reiserichtlinien gewährleistet eine effektive Kostenverwaltung innerhalb der vorgeschriebenen Budgets, gibt Ihnen die notwendige Handlungssicherheit bei der Planung und gewährleistet die Sicherheit Ihrer Kollegen auf Reisen. Daher kann durch die Integration eines Partners wie Roomex in eine Reiserichtlinie die Gesamterfahrung von Teams nachhaltig verbessert werden.   Rückblick und Feedback nach der Reise Nach jeder Reise ist es wichtig, von den Reisenden ein Feedback über ihre Erfahrungen einzuholen und dabei auf Probleme oder Verbesserungsbedarf für künftige Reisen hinzuweisen. Die Nutzung dieses Feedbacks ist der Schlüssel zur Verfeinerung der Reisemanagementprozesse. Lassen Sie das Feedback zurück in die Reisemanagement-Plattform fließen, können sowohl Fehlbuchungen, als auch Enttäuschungen bei den Kollegen minimiert werden. Über die Auswertung der hinterlegten Reisedaten lassen sich sehr schnell Rückschlüsse auf das Reiseverhalten und auf die Einhaltung des Budgets schließen. Somit entfällt das Zusammensuchen der Daten aus verschiedenen Reisen, um Rechenschaftsberichte anfertigen zu können.    

Die Vorteile einer integrierten Reisemanagement-Plattform

Mit dem Einsatz einer integrierten Reisemanagement-Plattform lässt sich die Verwaltung von Dienstreisen auf ein höheres Level heben. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die größten Vorteile gegenüber Insellösungen auf:   Optimierte Buchungsprozesse für Unterkünfte Die Integration von Anbietern ist ein Schlüsselfaktor bei der Optimierung von Buchungsprozessen. Die Roomex-Plattform hat über eine Million Hotels für mobile Mitarbeiter integriert, um exklusive Preise und ein flächendeckendes Unterkunftsnetz anbieten zu können. Das Buchungssystem reduziert den Bedarf an manuellen Prozessen, Papierkram und redundanter Dateneingabe, was zu effizienteren Abläufen und Zeiteinsparungen führt. Durch die digitale Integration werden reisebezogene Funktionen, wie die Verwaltung von Hotelbuchungen für mehrere Reisende und mehrere Übernachtungen auf einer einzigen Plattform zusammengeführt, um die zeitaufwändige Suche auf verschiedenen Portalen zu vermeiden. Die Beschränkung auf ein System vereinfacht den Schulungsbedarf und ermöglicht einen schnellen Wissenstransfer unter den am Buchungsprozess beteiligten Kollegen. Verfügbarkeit von Informationen Alle, die Reise betreffenden Informationen werden zentral auf der Reisemanagement-Plattform bereitgestellt und verarbeitet. Dies spart enorme Zeit für das Zusammentragen und Bündeln von Informationen. Zudem ist sichergestellt, dass nicht an Reiserichtlinien vorbei gearbeitet werden kann. Damit ist die vollständige Transparenz für Dienstreisen gewährleistet. Datenanalyse und Berichterstattung Integrierte Plattformen bieten robuste Berichts- und Analysefunktionen. Mit Roomex Analytics können Unternehmen Reisemuster und Ausgabentrends analysieren, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und die zukünftige Planung zu verbessern. Wenn reisebezogene Daten zentral abgelegt werden, ist ein einfacher Zugriff auf den Reiseverlauf und die Reisepräferenzen möglich. Dieser zentralisierte Ansatz verbessert die Datengenauigkeit, reduziert das mühsame Zusammentragen der Daten und hilft dabei, informierte Entscheidungen auf der aktuellsten Basis zu treffen. Durch das Filtern und Aufbereiten der gesammelten Daten lassen sich qualitativ hochwertige Berichte anfertigen, welche wiederum zur vollen Kostenkontrolle über das vorgegebene Reisebudget und zur Effizienzverbesserung führen. Skalierbarkeit Integrierte Plattformen können skaliert werden, um dem Wachstum eines Unternehmens und seinen sich ändernden Reiseanforderungen gerecht zu werden. So wird sichergestellt, dass eine Reisemanagementlösung mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Dabei ist jedoch sichergestellt, dass auch Kleinunternehmen von Anfang an von den umfangreichen Vorteilen, wie der großen Datenbank für Unterkünfte profitieren. Umweltauswirkungen Mit der allumfassenden Systemlösung ist sichergestellt, dass keine unnötigen Papierausdrucke generiert werden müssen. Die Genehmigungsworkflows können direkt im System angelegt und Freigaben digital erteilt werden. Auch die Reiserichtlinien sind direkt auf der Plattform hinterlegt und bedürfen keiner gedruckten Form. Sämtliche Reiseinformationen, Buchungsbestätigungen und Reisepläne sind digital abruf- und verschickbar. Die Abrechnung erfolgt ebenfalls über das Reisemanagementsystem. Durch den reduzierten Bedarf an gedruckten Materialien, manuellen Prozessen und Papierdokumenten wird zu einem nachhaltigeren Ansatz im Reisemanagement beigetragen.

Tipps für das Management von Meetings und Veranstaltungen

Nach den von der Pandemie geprägten Jahren geht ein Aufatmen durch die Flure vieler Unternehmen. Je nach Branche äußern viele Mitarbeiter den Wunsch, im Home Office zu bleiben und für die Büro-Rückkehrer ist es wichtig, dass sie im Unternehmen eine positive und produktive Atmosphäre vorfinden, um sich vollständig aus der Isolation der Pandemie zu lösen. Umso wichtiger, dass Präsenzveranstaltungen weder als Belastung noch vergeudete Zeit wahrgenommen werden und persönliche Meetings zum vollen Erfolg werden. Positive Meetings unter optimalen Bedingungen stärken wiederum den abteilungsübergreifenden Zusammenhalt und steigern die Motivation.   Festlegung der Veranstaltungsziele Bevor mit der Planung begonnen wird, sollten die Ziele des Meetings oder der Veranstaltung klar definiert werden. Denn abhängig von der Intention einer Veranstaltung sollte die Auswahl des Austragungsortes erfolgen. Ein Strategieworkshop setzt bspw. eine ruhige Umgebung voraus, die jedoch Platz zur Kreativitätsentfaltung bietet. Also möglichst frei von Ablenkung, aber nicht generell von Reizen befreit. Ein Meeting mit dem Ziel Teambuilding setzt je nach geplanten Maßnahmen wahrscheinlich die umfangreichste Ausstattung voraus. Dagegen sollten auf einem Networking-Event neben einer freundlichen Umgebung auch Rückzugsorte für Gespräche unter vier Augen zur Verfügung stehen. Währenddessen lebt eine Firmenfeier von einem schönen Ambiente und einem guten Service. Rechtzeitige Planung Die Planung von Veranstaltungen erfordert viel Liebe zum Detail und sollte daher mit einer gewissen Vorlaufzeit erfolgen. Für Unternehmen mit knappen Ressourcen, wie z. B. KMUs, kann es schwierig sein, denn eine aufwändige Planung bindet zusätzliches Personal und setzt Erfahrung in der Eventplanung voraus. Das Roomex Projects & Meetings Team übernimmt die Suche nach dem passenden Veranstaltungsort, führt die Preisverhandlung und bucht das passende Veranstaltungspaket im Namen von Unternehmen. Somit können sich auch die Kollegen, welche sonst in die Planung involviert wären, dem eigentlichen Veranstaltungsziel widmen und stehen nicht unter Erfolgsdruck. Unterstützung bei der Logistik Für ein positives Veranstaltungserlebnis ist eine funktionierende Logistik von entscheidender Bedeutung. Dies betrifft in erster Linie die Unterkunft und das Catering. Rücksprachen mit der Veranstaltungslocation zu Anzahl, Art und Dauer von Übernachtungsmöglichkeiten müssen durchgeführt und eine für den Rahmen adäquate Verpflegung organisiert werden. Die Zusammenarbeit mit einem externen Veranstaltungsplaner kann kompliziert, teuer und zeitaufwendig sein oder am eigentlichen Bedarf vorbeigehen. Als Roomex-Kunde können Veranstaltungen und Meetings ganz einfach arrangiert werden. Die Parameter für verschiedene Veranstaltungstypen werden im Vorfeld abgefragt und entsprechend archiviert. Dies spart Zeit und vereinfacht den Planungsprozess, besonders bei wiederkehrenden Meetings und Events. Trotzdem kann jederzeit auf Sonderwünsche eingegangen werden. Feedback sammeln und auswerten Nach dem Meeting oder der Veranstaltung sollte Feedback von den Teilnehmern eingeholt werden, um den Erfolg der Veranstaltung bewerten zu können und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Somit ist eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Events gewährleistet und Ihre Mitarbeiter haben Grund zur Freude auf die nächste Veranstaltung.  

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5 Tipps für CFOs, um Reisekosten zu reduzieren

Die geschäftlichen Reisekosten unternehmensweit zu managen, erfordert die Berücksichtigung einiger Faktoren. Zu oft werden die Mitarbeiter als alleinige Kostentreiber identifiziert und mittels Sanktionen zum Sparen aufgefordert. Hier besteht jedoch die Gefahr, die Reisebereitschaft der Kollegen zu mindern. Dabei ist es zunächst wichtig zu ermitteln, wie sich die Kosten für Dienstreisen zusammensetzen und wo die Stellschrauben für ihre Reduzierung sitzen. Laut einer Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. aus dem Jahr 2020 betragen die durchschnittlichen Kosten für einen Dienstreisetag in Deutschland rund 229 Euro. Davon entfällt etwa die Hälfte auf die Unterkunft, der Rest auf Verpflegung und Transport. Natürlich variieren die Kosten stark nach Destination, Art der Unterkunft und zur Verfügung stehenden Transportmitteln. Schicken sie im Jahr nur wenige Mitarbeiter zu ein paar Konferenzen, fällt das nicht weiter ins Gewicht. Verfügt ihr Unternehmen aber über einen Vertrieb und Servicemitarbeiter, steigen die Kosten schnell an und reißen ein Loch in die Kasse des Reisemanagements. Mit Hilfe unserer fünf Tipps werden sie dauerhaft Ihre Reisekosten reduzieren können, ohne ihre Reisetätigkeiten reduzieren zu müssen.   1. Machen Sie KPIs zum Entscheidungsfaktor Ja, noch mehr Kennzahlen aber es lohnt sich, versprochen! Legen Sie Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) fest, mit denen sie relevante Kostenfaktoren überprüfen können. Evaluieren Sie diese auf vierteljährlicher, halbjährlicher und jährlicher Basis. Das allein reicht zwar noch nicht, um Reisekosten zu reduzieren, aber es ermöglicht die Identifikation und anschließende Optimierung einzelner Kostenpunkte, die zu Budgetüberschreitungen beitragen. Mit Roomex Analytics können Sie spielend einfach die Transaktionskosten sowie Rahmendaten, wie beispielsweise Buchungszeiträume und Reisezeiten analysieren und geeignete Maßnahmen treffen. Mit einer vierteljährlichen Auswertung besitzen sie das Instrument, rechtzeitig eingreifen und Mitarbeiter sensibilisieren zu können. Ein weiterer KPI ist das Reisevolumen nach Mitarbeiter, Funktion und Abteilung, um die Notwendigkeit der Dienstreisen beurteilen zu können und eventuelle Steigerungsmöglichkeiten der Effizienz identifizieren zu können. Prüfen sie auch realisierte und erwartete Einsparungen bei Hotelaufenthalten, durch verhandelte oder dynamische Preise sowie Frühbucherrabatte. Vereinbaren Sie mit den Teammitgliedern Schwellenwerte, um diese gegen die ausgehandelten Konditionen prüfen und bei Überschreitung sofort intervenieren zu können. 2. Fördern Sie eine Kultur der Reisebereitschaft Unternehmenskultur ist ein häufiges Buzzword im Personalwesen. Jedoch wollen wir die Bedeutung nicht schmälern, denn ohne eine gesunde Kultur sind unnötigen Ausgaben und Budgetüberschreitungen Tür und Tor geöffnet. Bei Geschäftsreisen kommen diese meist durch nicht eingehaltene oder fehlende Reiserichtlinien zustande. Dafür gibt es eine Reihe unterschiedlicher Gründe, die allesamt betrachtet werden müssen: Das generelle Fehlen von Engagement seitens der Mitarbeiter Eine schwache Sorgfaltspflicht seitens Vorgesetzter Unrealistische Reisearrangements Komplizierte Prozesse und Richtlinien Kommunizieren sie klar, aus welchen Gründen Geschäftsreisen notwendig sind und wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Entwickeln sie mit ihren Abteilungsleitern bzw. Teammitgliedern eine Reiserichtlinie, mit entsprechenden Reisebudgets für die einzelnen Abteilungen. Sensibilisieren sie ihre Mitarbeiter, diesen Kostenrahmen einzuhalten und geben Sie Anleitung, an welchen Stellen und mit welchen Maßnahmen Kosten eingespart werden können. Erlauben sie den Kollegen, sich innerhalb dieses Rahmens frei und flexibel zu bewegen und Reisen auf ihre Bedürfnisse abzustimmen. Mit Hilfe moderner Tools wie Roomex, erhöhen sie die Bereitschaft der Teams, die Buchungen selbst in die Hand zu nehmen und setzen trotzdem die erforderlichen Grenzen. 3. Sprechen Sie mit den Mitarbeitern regelmäßig über ihre Reiseerfahrungen Fordern sie ein regelmäßiges Feedback zu den getätigten Geschäftsreisen ein, um die Reiserichtlinie anpassen zu können und Innovationen nicht liegenzulassen. Mitunter entdecken findige Mitarbeiter alternative Unterkünfte oder günstigere Transportmittel, die in das Reiseprogramm aufgenommen werden sollten. Etablieren Sie eine Feedbackkultur, beispielsweise mit Hilfe eines Feedbackformulars, welches auswertbare Größen enthält. Ermitteln sie, welche Maßnahmen kosteneffektiv umgesetzt werden können, was zusätzliches Geld kostet und welche Investition sich eventuell lohnt, wie bspw. die Anschaffung von eigenen Dienstwagen oder Bahncards für ihre Mitarbeiter. 4. Ziehen sie alternative Unterkünfte in Betracht Viele Unternehmen neigen dazu, auf Plattformen für Urlaubsreisen zu buchen. Dagegen bietet eine Business Hotelbuchungsplattform wie Roomex deutlich bessere Konditionen, da sie den Nutzern einen schnellen Überblick über Kosten, Richtlinie und Buchungen ermöglicht. Zudem vereinfacht und verkürzt sie den kompletten Buchungsprozess. Preisvergleiche und umständliche Buchungsabwicklungen entfallen, da diese vom System übernommen werden. Für die Buchung von Dienstreiseunterkünften können zudem spezielle Firmenraten ausgehandelt und im System hinterlegt werden. Statt in Hotels zu übernachten, können auch alternative Unterkünfte wie Ferienhäuser in Betracht gezogen werden. Diese Optionen können deutlich günstiger sein und bieten den Mitarbeitern gerade bei längeren Aufenthalten mehr Freiraum und Einsparungspotenzial bei der Verpflegung. Mit Roomex Projects & Meetings steht ein engagiertes Team bereit, um bei der Suche nach der richtigen Unterkunft für alle Bedürfnisse zu helfen. 5. Setzen Sie Analysetools ein Um die erhobenen Daten korrekt interpretieren zu können, sollten sie diese in geeigneten Analysetools verarbeiten, um einen qualifizierten Überblick zu erhalten und Kostentreiber erkennen zu können. Bei Roomex Analytics ist das übrigens auch in Echtzeit möglich. Mehr Kontrolle geht nicht. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Daten direkt im Buchungssystem gesammelt und ausgewertet werden können. Somit entfällt das mühsame Übertragen zwischen verschiedenen Anwendungen. Somit wird auch das Einsparpotenzial nicht nur bei Geschäftsreisen genutzt, sondern zusätzlich in deren Management.  

Verwaltung von Geschäftsreisekosten: Erwartung vs. Realität

In einem modernen Arbeitsumfeld verändern sich auch die Ansprüche an die Qualität und Lage von Reiseunterkünften. Den dadurch gestiegenen Geschäftsreisekosten stehen allerdings knappere Reisebudgets gegenüber. Diese entstehen nicht nur aus einem höheren Kostendruck, sondern auch aus der Erwartung, vieles online bewältigen zu können. Durch ein effizientes Geschäftsreisemanagement können Unternehmen viel Geld sparen und das verbleibende Budget jederzeit im Blick behalten. Viele Unternehmen setzen allerdings noch immer auf unzeitgemäße Ansätze zur Verwaltung ihrer Reisekosten. Wir möchten im Folgenden mit ein paar alten Praktiken aufräumen und geeignete Lösungsansätze aufzeigen. Für den besten Unterkunftspreis muss ich nur lange genug vergleichen Mit dieser Herangehensweise kann man sich zwar ein wunderbares und allumfassendes Bild von der Hotellandschaft einer Stadt oder einer ganzen Region machen. Diese Methode ist aber unheimlich zeitraubend und dabei ist nicht garantiert, dass die angezeigten Preise auch wirklich die günstigsten sind. Auf der kostenlosen Reisemanagement-Plattform Roomex, werden abseits der üblichen Reiseportale nur die für Sie relevanten Unterkünfte angezeigt. Für die gefundenen Unterkünfte stehen immer die exklusiven Roomex-Tarife zur Verfügung. In der integrierten Lösung RoomexStay, mit über 1,2 Millionen Hotels, können Unterkünfte nicht nur gesucht, sondern auch direkt gebucht und sogar bezahlt werden. Bei knappen Budgets müssen Angestellte Abstriche bei der Unterkunft machen Durch den um sich greifenden Fachkräftemangel war es noch nie so wichtig wie heute, den Angestellten Wertschätzung entgegenzubringen. Motivation und Wohlbefinden endet jedoch nicht beim Gehalt. Neben einer optimalen, persönlichen Ausrüstung spielt auch die Qualität von Unterkünften auf Geschäftsreisen eine große Rolle. Qualität hat zwar ihren Preis, aber das muss nicht automatisch der Höchste sein. Und nur weil eine ganze Gruppe von Mitarbeitern in einem langfristigen Projekt unterwegs ist, muss die Unterkunft nicht der schlechtesten Raumkategorie entsprechen. Wir von Roomex, bieten exklusive Tarife an und unterhalten Partnerschaften mit Top-Hotelketten in Deutschland wie Hilton und Leonardo. Dadurch können wir die Preise im Namen der Reisenden aushandeln. Dies gilt auch für dauerhafte Aufenthalte von Teams; Roomex Projects & Meetings kümmert sich im Namen der Reisenden und gewährleistet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Und mit einem engagierten Kundenbetreuer und Support-Team ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter garantiert. Kompromisse und Abstriche bei der Qualität der Unterkünfte müssen somit auch nicht bei knappen Reisebudgets gemacht werden. Excel-Tabellen sind schnell befüllt und reichen für einen Überblick vollkommen aus Die Daten, welche in einer Excel-Tabelle verarbeitet und dargestellt werden sollen, müssen zunächst erhoben und mühevoll eingepflegt werden. Das ist zeitaufwendig und bindet unnötigerweise wichtige Ressourcen. Die Darstellung über Graphen und Diagramme ist zwar auch in Excel möglich, allerdings findet kein Abgleich in Echtzeit statt. Und auch ein ERP-System möchte erst mit Daten gefüttert werden, bevor eine Auswertung gefahren werden kann. Dazu müsste jede einzelne Hotelbuchung mühselig eingetragen und mit der finalen Rechnung abgeglichen werden. Das Analysetool Roomex Analytics bietet den Vorteil, dass die bereits durch die Buchung generierten Daten aufbereitet und auf einem Dashboard angezeigt werden können. Somit entsteht nicht nur ein vollständiger Überblick darüber, was ausgegeben wurde, sondern auch wie viel Reisekosten eingespart wurden und wie hoch das Restbudget für die kommenden Reisetätigkeiten ist.

Wie deutsche KMUs ihre Geschäftsreisebudgets optimieren können

Die Digitalisierung ist in aller Munde und die Pandemie hat gezeigt, wie groß der Aufholbedarf in Deutschland bei digitalen Lösungen ist. Andererseits wurde deutlich, dass die Möglichkeit, Kunden, Partner und Interessengruppen zu treffen, nicht 1:1 durch Online-Meetings ersetzt werden kann. Sich gegenseitig vorzustellen, Beziehungen zu pflegen, ein Treffen in vertrauter Atmosphäre abzuhalten oder auch Produkte live vorstellen zu können, ist für kleine Unternehmen ebenso wichtig wie für größere Organisationen. Nach wie vor sind Geschäftsreisen für Kundenbesuche, Kongresse oder Messeveranstaltungen unerlässlich. Je größer Vertriebsgebiete angelegt sind und je breiter sich Kundenkreise verteilen, desto mehr dienstliche Übernachtungen müssen eingebucht werden.   Welche Herausforderungen ergeben sich für kleinere Unternehmen bei Reisen? Im Gegensatz zu großen Unternehmen mit einem erheblichen Verwaltungsunterbau können sich Kleinunternehmer und Mittelständler selten eine Organisationsstruktur leisten, die sich rein um die Suche, Buchung und Nachbereitung von Geschäftsreisen kümmert. Die Buchungsgewohnheiten ähneln dadurch eher denen von Privatpersonen und werden nicht mit der gleichen Effizienz durchgeführt wie in Unternehmen mit Mitarbeitern, welche sich nur um das Reisemanagement kümmern. Zusätzliche Kommunikation und ein hoher Verwaltungsaufwand verlangsamen die Reiseabwicklung und Buchungen zu marktüblichen Preisen verteuern sie zusätzlich. Oftmals müssen zunächst Wünsche und Anforderungen abgefragt werden, Reisebudgets sind nicht klar definiert, Hotels müssen wegen Sonderkonditionen kontaktiert und Mitarbeitern an ihre Spesenabrechnungen erinnert werden. Die Antwort: Der Einsatz einer Reisemanagementlösung Ein Reisebüro oder eine TMC (Travel Management Company) mit der Abwicklung sämtlicher Reisen zu beauftragen, mag für kleine und mittlere Unternehmen mit ihren knappen Ressourcen zwar verlockend klingen; der ausgelagerte Service ist jedoch teuer und kann durch eine intelligente Softwarelösung selbst bewerkstelligt werden. Roomex ist eine kostenlose Reisemanagementlösung, die ohne größere Einarbeitungszeit von jedem Mitarbeiter genutzt werden kann. Der große Vorteil ist die vollständige Anpassbarkeit an die persönlichen Bedürfnisse und Roomex ist damit die ideale Lösung für KMUs mit begrenzten Budgets. Die Belegschaft erhält nur Zugriff auf für sie freigegebene Optionen. Somit ist gewährleistet, dass festgelegte Kostengrenzen eingehalten werden. Und auch das definierte Jahresbudget ist jederzeit im Blick. Implementierung von Echtzeitdaten Um das eigene Geschäftsreisebudget zu optimieren, müssen Vergleichsdaten von Reisekosten vorliegen. Damit werden Budgets festgelegt, die einerseits einen engen Preisrahmen liefern und andererseits nicht regelmäßig die Alarmglocken wegen einer Überschreitung läuten lassen. Echtzeitdaten helfen dabei, die betriebliche Realität widerzuspiegeln und schnelle Entscheidungen zu treffen, welche sich unmittelbar auf den laufenden Monat oder das Quartal auswirken. Werden Geschäftsreisen auf Plattformen für Freizeitreisen gebucht, müssen diese Daten zusätzlich erhoben, in Form gebracht und ausgewertet werden. Das Analysetool für Geschäftsreisen Roomex Analytics bietet einen einfachen Weg die Daten, welche durch die Buchung über Roomex ohnehin anfallen, aufzubereiten und leicht interpretierbar darzustellen. Integration der Reiserichtlinien in Buchungstools Im Vorfeld der Erhebung und Auswertung von Echtzeitdaten sollte allerdings eine Geschäftsreiserichtlinie für die notwendige Transparenz sorgen. Damit können die erhobenen Daten gegen die Richtlinie geprüft werden, um rechtzeitig über Budgetüberschreitungen bzw. mögliche Restguthaben zu informieren. Wird die Reiserichtlinie direkt in das Buchungstool integriert, erfolgt die Auswertung in Echtzeit und Kostenüberschreitungen gehören der Vergangenheit an. Durch das integrierte Compliance Center und den Reservierungshub lassen sich Reiserichtlinien unkompliziert festlegen. Durch die personalisierten Dashboards von Roomex Analytics können nicht nur die Controller die Einhaltung des Reisebudgets überwachen, sondern auch Mitarbeiter ihre noch möglichen Reiseaktivitäten der nächsten Monate planen.

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Fünf Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie auf Ihre erste Geschäftsreise nach COVID-19 gehen

In einer Zeit vor COVID-19, als Geschäftsreisen die Norm waren und 22?% aller Reisen und des Tourismus in Europa ausmachten (World Travel Council), würden Sie nicht zweimal darüber nachdenken, für eine Geschäftsreise alles stehen und liegen zu lassen. Und doch sind die Dinge hier im Jahr 2022, nun ja?… etwas anders.    Geschäftsreisen sind nicht nur um 86?%, sondern die Reisenden müssen auch neue Standards lernen, um sich an eine veränderte Welt anzupassen.  Geschäftsreisen erfordern heute wohl oder übel Mikroplanung, neue Sicherheitsmaßnahmen und viel Geduld und Flexibilität. Damit einher geht jedoch eine neue Wertschätzung für das Privileg des Reisens in all seinen Formen und eine Chance, alte, veraltete Prozesse zu verbessern.   Wenn wir also wieder an unseren Arbeitsplatz zurückkehren und unser Bedürfnis nach persönlichen Treffen wieder aufleben lassen, müssen wir auch die neuen Maßnahmen verstehen. Wenn Sie wieder auf Geschäftsreisen gehen, sei es für einen Tag oder eine Woche im Ausland, sollten Sie diese fünf Dinge wissen, bevor Sie die Reise antreten:  Selbstbuchung ist die Norm   Der Wandel im Bereich der Geschäftsreisen bedeutet, dass die Unternehmen in großem Umfang Technologien einsetzen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Zeitpläne selbst zu bestimmen. Von der Buchung von Hotels bis zu Zügen, Portale wie Roomex machen ein Reisebüro überflüssig und bieten ein zentrales System. Stellen Sie sich darauf ein, dass Ihr Unternehmen die Art und Weise, wie es Geschäftsreisen bucht, geändert hat und ein durchgängiges System eingeführt hat, das von jedem Ort aus leichter zu bedienen ist. Dies gibt den Mitarbeitern mehr Freiheit als früher, was in unsicheren Zeiten, in denen Flexibilität wichtig ist, von großem Vorteil sein kann.  Terminkalender werden voll sein In der Vergangenheit waren Geschäfts- und Freizeitreisen (Bleisure) durchaus üblich. In Zukunft werden Mitarbeiter jedoch weniger Freizeit haben, da sie mehr Arbeit in ihre Geschäftsreisen einbauen. Experten sind der Meinung, dass dies zum Teil auf die steigenden Kosten für Geschäftsreisen zurückzuführen ist, so dass diese immer seltener in Anspruch genommen werden. Daher werden die Mitarbeiter einen so vollen Terminkalender haben wie nie zuvor, mit zahlreichen Meetings auf Reisen, um sicherzustellen, dass sie hochproduktiv sind. Kurz gesagt, erwarten Sie nicht viel Freizeit.  Lernen Sie über Sicherheit Es versteht sich von selbst, dass Gesundheit und Sicherheit noch nie so wichtig waren wie heute. Zu diesem Zweck wird von Mitarbeitern erwartet, dass sie sich vor ihrer Abreise über alle aktuellen Reiserichtlinien, die sie betreffen könnten, informieren und ein verantwortungsbewusstes Verhalten an den Tag legen, indem sie einen Mund-Nasen-Schutz tragen und sich die Hände waschen. In einem sich konstant ändernden Umfeld wird die Gesetzgebung ständig überarbeitet, so dass es an den Einzelnen liegt, sich über Änderungen, die ihre persönliche Situation betreffen, auf dem Laufenden zu halten. Es ist weiterhin ratsam, Ihr Unternehmenshandbuch zu konsultieren, in dem die Verfahren für die Durchführung von Meetings und Reisen unter Berücksichtigung der jüngsten Ereignisse festgelegt sind. Von den Mitarbeitern wird außerdem erwartet, dass sie PCR-Tests recherchieren und durchführen sowie eine Quarantäne einhalten, wenn dies für eine Reise erforderlich ist.  Planen Sie Wochen im Voraus Wie wir aus unserem persönlichen Leben wissen, sind die Zeiten vorbei, in denen man ohne Reservierung an Orten auftauchen konnte. Heute brauchen Sie ein gigantisches Organisationstalent, denn Planung ist eine Voraussetzung für jeden ernstzunehmenden Reisenden. Reservierungen für Essen, Trinken und sogar leichte Unterhaltung sind jetzt erforderlich, manchmal Wochen im Voraus. Da die Bewirtung von Geschäftsleuten einen wichtigen Teil des Lebens unterwegs ausmacht, können Reisende nicht mehr spontan handeln und müssen im Voraus planen. Dies gilt auch für Tagungen und Raumbuchungen, insbesondere bei Veranstaltungen wie Messen und Ausstellungen. Da der Platz begrenzt und die Nachfrage groß ist, sollten Sie so schnell wie möglich buchen.  Das Zeitalter des kontaktlosen Reisens hat begonnen Es ist nicht nur die Pandemie, die unsere Art zu reisen verändert hat mit so viel Zeit zum Nachdenken wird der Klimawandel noch stärker in den Vordergrund gerückt. Dies hat ein neues Zeitalter des kontaktlosen Reisens eingeläutet, um unseren globalen Fußabdruck zu minimieren. Für Geschäftsreisende bedeutet dies, dass sie Apps, Tracker und Tools herunterladen müssen, anstatt Zeitpläne, Tickets und Agenden auszudrucken. In Bezug auf die COVID-19-Sicherheit bedeutet kontaktloses Reisen, dass Sie den Abstand zu Anderen in Taxis, Zügen und anderen Verkehrsmitteln einschränken, sich die Hände desinfizieren, Masken tragen und zu Meetings im Freien anregen, wo dies möglich ist.  Prüfung von Geschäftsreisen Für diejenigen, die 2022 wieder auf Reisen gehen, ist es aufregend, wieder dabei zu sein. Es kann jedoch sein, dass Sie einige Anpassungen vornehmen, Vorkehrungen treffen und vorausschauend planen müssen, um bestimmte Herausforderungen zu meistern. Während wir uns auf die neue Welt der Geschäftsreisen einstellen, können wir sicher sein, dass wir unseren Teil dazu beitragen, das Gastgewerbe und den Tourismus zu unterstützen und Geschäftsbeziehungen zu verbessern. 

Die Vorteile einer soliden Reiserichtlinie nach der COVID-19-Pandemie

Während sich das Gastgewerbe nach der weltweiten Pandemie wieder aufbaut, werden Sie mit einer soliden Reiserichtlinie gut dastehen. Laut Finance Online verfügen jedoch nur 60?% aller Unternehmen über ein solches System.    Eine Geschäftsrichtlinie kann als eine Reihe von Leitlinien und Verfahren für Geschäftsreisen betrachtet werden. Dabei geht es in der Regel um Buchungen, die Verwaltung von Ausgaben, das Genehmigungsverfahren und allgemeine Richtlinien für Geschäftsreisen.   Wenn Ihr Unternehmen Geschäftsreisen jeglicher Art durchführt, ist eine Reiserichtlinie ein wichtiger Teil Ihrer Sorgfaltspflicht. Sie kann auch dazu beitragen, die Kosten zu senken, den Ruf Ihrer Marke zu verbessern und wichtige Informationen für die Mitarbeiter bereitzustellen.  Benötigen Sie noch Überzeugungsarbeit? Hier finden Sie acht gute Gründe, warum jedes Unternehmen über eine solide Reiserichtlinie verfügen sollte.    Bietet eine klare Anleitung Als Mitarbeiter kann eine Dienstreise ein Minenfeld von Geboten und Verboten sein. Ihre Mitarbeiter fragen sich vielleicht, welche Ausgaben sie geltend machen können, wie sie in letzter Minute stornieren können und was sie im Krankheitsfall tun sollen. Eine solide Richtlinie, auf die leicht zugegriffen werden kann, ermöglicht es den Mitarbeitern, Informationen zu finden, wenn sie sie brauchen.   In dieser Zeit, in der die Reisebranche so verunsichert ist, ist es wichtig, die Richtlinien des Unternehmens zu den Reiseerwartungen so zu formulieren, dass kein Raum für Fehlinterpretationen bleibt. Als Unternehmen können Sie sich dadurch auch vor bestimmten Verbindlichkeiten schützen,    Verbessert Ihre Sorgfaltspflicht Als Unternehmen sind Sie für das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter verantwortlich, unabhängig davon, ob sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten. Während Telearbeit immer mehr zunimmt, kann es schwierig sein, zu wissen, wo sich Ihre Kollegen gerade aufhalten. Da das Wohlbefinden und die Betreuung der Mitarbeiter wichtiger denn je sind, wird eine gut durchdachte und aktuelle Reiserichtlinie, die die Sorgfaltspflicht einschließt, Ihre Marke insgesamt stärken. Die Sorgfaltspflicht ist nicht nur Teil der allgemeinen Gesetzgebung, sondern stärkt auch Ihr Angebot als Unternehmen, für das Ihre Mitarbeiter stolz sind zu arbeiten. Die Roomex-Plattform bietet eine personalisierte Karte der Sorgfaltspflicht in Echtzeit, so dass es einfach ist, Mitarbeiter im In- und Ausland zu überprüfen. Dies kann sich als äußerst vorteilhaft erweisen, wenn Kollegen über wichtige Ereignisse oder Neuigkeiten benachrichtigt werden müssen, oder als Teil der allgemeinen „Track?&?Trace“-Compliance.    Unterstützt die Herausforderungen des flexiblen Reisens In der heutigen Zeit müssen Unternehmen Verständnis für flexibles Reisen, kurzfristige Stornierungen und späte Buchungen haben. Mit einer soliden Geschäftsreiserichtlinie können Sie für solche Eventualitäten vorausschauend planen und Ihren Mitarbeitern eine Struktur an die Hand geben, mit der sie Buchungen und Stornierungen problemlos verwalten können. Das bedeutet auch, dass Büroangestellte außerhalb der Arbeitszeit nicht gestört werden.    Reduziert Abweichungen von der Unternehmensrichtlinie Mit einer soliden Reiserichtlinie, die durch ein Online-Buchungssystem unterstützt wird, ist es weniger wahrscheinlich, dass Mitarbeiter von den Unternehmensrichtlinien abweichen. Dies kann zu Kosteneinsparungen beitragen und potenzielle HR-Schwierigkeiten vermeiden. Einer der vielen Vorteile der Roomex-Plattform besteht darin, dass die Richtlinien für Geschäftsreisen direkt in den Hotelsuchergebnissen angezeigt werden, so dass Sie erkennen können, ob eine Buchung gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt oder nicht. Die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen kann dann mit RoomexAnalytics gemessen werden.    Gewinnt und bindet Talente In diesen wettbewerbsintensiven Zeiten ist die Fähigkeit, Talente anzuziehen und zu halten, von entscheidender Bedeutung, weshalb der Ruf der Marke wichtig ist. Eine detaillierte und durchdachte Reiserichtlinie kann eine Reihe von Vergünstigungen enthalten, von denen die Mitarbeiter profitieren können. All dies ist Teil Ihrer Markenwahrnehmung und trägt dazu bei, neue Talente zu gewinnen und eine teure Personalfluktuation zu verhindern.    Entspricht den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter In diesem Sinne zeigt eine durchdachte Reiserichtlinie auch, dass Sie sich um Ihre Mitarbeiter kümmern und den Menschen in den Mittelpunkt Ihres Unternehmens stellen. Wenn Sie können, sollten Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen und um Feedback bitten und Ihre Richtlinie ständig überprüfen und aktualisieren. Dies wird die Zufriedenheit der Mitarbeiter weiter steigern.    Hilft bei Kosteneinsparungen Es steht außer Frage, dass einer der größten Vorteile einer soliden Reiserichtlinie die Kostenersparnis ist, die sie mit sich bringt. Durch die Verwaltung und Kontrolle der Ausgaben und die Bereitstellung klarer Richtlinien für Ausgaben und den Buchungsprozess kann Ihr Unternehmen unnötige Ausgaben vermeiden und gleichzeitig Einsparungen erzielen.    Hier haben Sie also acht gute Gründe, warum Ihr Unternehmen eine solide Geschäftsreiserichtlinie braucht, und wie sie eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt. 

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