Jeder, der schon mal f�r seinen Arbeitgeber beruflich unterwegs war ? ob f�r eine mehrt�gige Gesch�ftsreise oder nur einen Kundentermin in einer anderen Stadt, musste sich schon einmal mit der Reisekostenabrechnung auseinandersetzen.
Dabei stellen sich gerade f�r Mitarbeiter, die nur selten den Unternehmensstandort verlassen m�ssen, eine Vielzahl an Fragen. Nicht zu Unrecht, k�nnen doch Fehler dazu f�hren, dass die get�tigten Ausgaben vom Finanzamt nicht akzeptiert werden. Im Folgenden wollen wir daher Antworten auf die g�ngigsten Fragen geben, sodass die Reisekostenabrechnung schnell und problemlos eingereicht werden kann.
Welche Posten beinhaltet die Reisekostenabrechnung?
Grunds�tzlich b�ndelt die Reisekostenabrechnung alle Kosten, die auf einer Gesch�ftsreise anfallen. Hierzu geh�ren etwa Fahrtkosten, Hotel�bernachtungen, der Verpflegungsmehrwand (meist als Spesen bekannt) sowie die Reisenebenkosten. Wichtig ist, Nachweise f�r diese vorzulegen. In der Regel geschieht dies in Form von Rechnungen oder Quittungen.
Fahrtkosten
Bei der Abrechnung der Fahrtkosten gelten unterschiedliche Regelungen, je nach verwendetem Transportmittel. Handelt es sich um das Firmenfahrzeug, muss in der Regel nur das Fahrtenbuch gef�hrt werden. Nutzt der Mitarbeiter Flugzeug, Bus oder Bahn, so k�nnen ihm die vollen Kosten erstattet werden. Diese wei�t er mit den entsprechenden Belegen (Rechnungen bzw. Fahrkarten im �PNV) nach.
Nutzung des eigenen Fahrzeugs
Verwendet der Reisende hingegen sein eigenes Fahrzeug, ergeben sich zwei verschiedene M�glichkeiten, die entstehenden Kosten auf der Reisekostenabrechnung geltend zu machen:
- Abrechnung auf Basis eines pauschalen Kilometersatzes
Die gefahrene Strecke wird mit 0,30 ? pro Kilometer abgerechnet. Betr�gt die Route beispielsweise 250 Kilometer, werden dem Mitarbeiter 75 ? erstattet.
- Abrechnung auf Basis eines individuellen Kilometersatzes
Diese Variante ist etwas komplexer in der Berechnung, lohnt sich aber vor allem bei teuren Fahrzeugen. Hierf�r addiert der Antragssteller alle j�hrlich f�r sein Fahrzeug anfallenden Kosten (Inspektion, Reparatur(en), Versicherung etc.) und teilt diese durch die j�hrlich gefahrenen Kilometer. Das Ergebnis wir dann als Kilometersatz angelegt.
Nutzung eines Mietwagens
Sollten Angestellte auf einen Mietwagen angewiesen sein, so k�nnen sie alle damit einhergehenden Kosten einreichen (Mietkosten, Kraftstoff etc.). Weitere Kosten, die mit der Nutzung eines PKWs einhergehen und bei der Reisekostenabrechnung als Reisenebenkosten ber�cksichtigt werden k�nnen sind Mautgeb�hren, Parkgeb�hren und F�hrkosten.
Reisenebenkosten
Neben den bereits erw�hnten Park-, F�hr- und Mautgeb�hren umfassen die Reisenebenkosten noch weitere Positionen. Hierunter fallen etwa Eintrittskarten, Taxifahrten, Gep�ckkosten, Telefonkosten, Trinkgelder, aber auch die in manchen Hotels und Z�gen immer noch erhobenen Geb�hren f�r WLAN. Diese Kosten sind im vollen Umfang erstattungsf�hig. Der Nachweis erfolgt auch hier via Rechnung oder Quittung.
Hotel- / �bernachtungskosten
Werden die Hotel- bzw. �bernachtungskosten nicht bereits im Vorfeld vom Arbeitgeber �bernommen, hat der Arbeitnehmer zwei verschiedene M�glichkeiten, diese geltend zu machen. Entweder er reicht die tats�chlichen Kosten in Form einer Rechnung der Herberge ein oder er wendet die �bernachtungspauschale an, die j�hrlich vom Finanzministerium definiert wird. Diese unterscheidet sich von Land zu Land und liegt in Deutschland aktuell bei 20 Euro pro Nacht. Letztere kann unter anderem angewendet werden, wenn Angestellte sich entscheiden, bei Freunden oder Bekannten zu �bernachten, statt eine Hotel�bernachtung in Anspruch zu nehmen.
Verpflegungspauschale
Wie der Name schon vermuten l�sst, sollen mit der Verpflegungspauschale die Kosten �bernommen werden, die dem Gesch�ftsreisenden eine ad�quate Verpflegung erm�glichen. Die Pauschbetr�ge f�r Verpflegungsmehraufwendungen werden j�hrlich vom Bundesfinanzministerium definiert und sind auf dessen Webseite abrufbar. Sie unterscheiden sich je nach Reiseziel und Reisedauer. F�r Reisen innerhalb Deutschlands k�nnen aktuell beispielsweise 12 Euro in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, sofern die Abwesenheit vom Wohnort des Arbeitnehmers mehr als acht Stunden betr�gt. F�r eine 24 st�ndige Abwesenheit steigt der Betrag auf 24 Euro.
Welche Faktoren sind bei der Reisekostenabrechnung zu beachten?
Bei der Anfertigung der Reisekosten ist es erforderlich, den Namen des Reisenden, das Ziel der Reise, die Reisedauer sowie den Reisegrund anzugeben. Darunter werden alle entstandenen Kosten aufgef�hrt. F�r alle Positionen, die nicht �ber eine Pauschale abgerechnet werden, muss der Antragssteller Nachweise in Form von Rechnungen bzw. Quittungen beif�gen. Tut er dies nicht, k�nnen diese nicht erstattet werden.
Informiert in die Reise
Die Reisekostenabrechnung ist also kein Hexenwerk. Es ist allerdings ratsam, sich vor Antritt einer Gesch�ftsreise kurz dar�ber zu informieren, welche Faktoren es zu beachten gilt, damit am Ende nicht fehlende Dokumente oder Unwissen dazu f�hren, dass Kosten nicht erstattet werden k�nnen.
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