Die Abrechnung Ihrer Reisekosten ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Gesch?ftsreise. Von der Abrechnung einer einzelnen Tasse Kaffee bis hin zum Gesch?ftsessen und der Anreise k?nnen sich die Ausgaben schnell aufsummieren.
Wenn Sie einige Best Practices f?r Ihre beherzigen, behalten Sie jedoch problemlos den ?berblick.
Falls Sie schon l?nger auf Gesch?ftsreisen gehen, werden Sie einige Tipps mit Sicherheit kennen. Doch egal ob Neuling oder Branchenexperte: Es ist immer gut, sich die Best Practices noch einmal in Erinnerung zu rufen.
Kennen Sie die Reiserichtlinien
Als Erstes sollten Sie einen Blick in die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens werfen. Denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Regeln, die Sie kennen sollten. Das k?nnen zum Beispiel bevorzugte Dienstleister oder Tagess?tze sein.
Au?erdem gibt es in vielen Unternehmen Richtlinien, bis wann die Belege eingereicht werden m?ssen und wann eine Auszahlung erfolgt. Kennen Sie diese Deadlines, damit Sie Ihre Belege nicht verfallen lassen.
Informieren Sie sich ?ber Prozesse
Die meisten Unternehmen haben Richtlinien zur Reisekostenabrechnung. Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Falls Ihr Unternehmen zu diesen Ausnahmen z?hlt, fragen Sie einen Kollegen, der schon l?nger im Unternehmen ist. Dieser kann Ihnen mit Sicherheit erkl?ren, welche Prozesse es gibt.
In der Regel gibt es entweder eine Agentur, die das Reisemanagement ?bernimmt, oder es wird eine Plattform zum Buchen der Hotelzimmer und Fl?ge genutzt. Manche Unternehmen wiederum haben ein Gesch?ftskonto, das f?r Taxi-, Hotel- oder Transportkosten genutzt werden kann.
Wenn Sie ?ber eine dieser Optionen buchen, ?bernimmt das Unternehmen die Kosten direkt. Sie m?ssen also keine Zahlungen vorstrecken und die Belege im Nachhinein einreichen.
H?ufig gibt es auch R?cklagen f?r kleinere Kosten und ungeplante Vorf?lle. Es kann zum Beispiel passieren, dass Sie mal einen Strafzettel bekommen, eine dringende Express-Sendung aufgeben oder f?r das Abendessen des Teams bezahlen. Hierf?r k?nnen Sie auf diese R?cklagen zur?ckgreifen. Wichtig: Sie m?ssen trotzdem die Belege der Ausgaben sammeln und sie sp?ter einreichen.
Mit Kreditkarten den ?berblick behalten
Einige Unternehmen bieten Ihren Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte. Das kann die Abwicklung von Gesch?ftsreisen deutlich erleichtern. Allerdings m?ssen Sie trotzdem die Belege f?r Ihre Ausgaben sammeln und sortieren.
Fall Sie keinen Zugang zu einem Gesch?ftskonto haben, k?nnen Sie selbst ein separates Konto er?ffnen (oder sich eine Kreditkarte ausstellen lassen). ?ber diese Karte rechnen Sie dann ausschlie?lich Ihre Reisekosten ab. Da macht es einfacher, die Kosten zu trennen und einen ?berblick ?ber Ihre Ausgaben zu behalten.
Nutzen Sie einen separaten Reise-Geldbeutel
Wer etwas mehr Erfahrung mit Gesch?ftsreisen hat, wird die Vorteile eines Reise-Geldbeutels zu sch?tzen wissen. Die strikte Trennung der Geldbeutel erfordert jedoch etwas Disziplin und Sorgfaltspflicht. Sobald man sich erst einmal daran gew?hnt hat, ist es aber eine deutliche Erleichterung.
Wichtig ist, dass Sie alle Rechnungen in diesem Geldbeutel sammeln und regelm??ig bearbeiten ? am besten w?chentlich oder mindestens monatlich. Sie k?nnen sogar noch einen Schritt weitergehen und die Rechnungen kategorisieren. So k?nnen Sie die Kostenstellen f?r die Abrechnungen sp?ter leichter zuordnen.
Ein weiterer hilfreicher Tipp ist es, eine Routine f?r die Bearbeitung Ihrer Reiseausgaben zu finden. Kaum ein Unternehmen wird begeistert sein, wenn Sie Ihre Rechnungen stapelweise sammeln und erst viel sp?ter einreichen. Einige Unternehmen weigern sich sogar Rechnungen, die zu sp?t eingereicht wurden, zu bezahlen. Damit das nicht passiert, k?nnen Sie einen festen Tag im Monat der Reisekostenabrechnung widmen. Zum Beispiel k?nnen Sie an jedem letzten Freitag im Monat Ihre gesammelten Rechnungen bearbeiten. Wir wissen selbst, dass es nicht die spannendste Aufgabe ist. Allerdings geh?ren Verwaltungsaufgaben zu einem entscheidenden Bestandteil, wenn Sie im Unternehmen langfristig erfolgreich sein wollen.
F?hren Sie ein Fahrtenbuch
Falls Sie f?r Ihren Job viel mit dem Auto unterwegs sind, empfehlen wir Ihnen, ein Fahrtenbuch zu f?hren. Das macht es sp?ter leichter, Geld f?r Treibstoff und Verschlei? einzufordern. Am einfachsten ist es, wenn Sie mit Ihrem Smartphone zu Beginn und am Ende der Fahrt ein Foto vom Kilometerstand machen. Diese k?nnen Sie beim Stellen der R?ckforderungen in einem Kraftstoffverbrauch-Rechner eingeben. Im Internet gibt es zahlreiche Tools wie spritkostenrechner.de. Am besten fragen Sie nach, welches Tool Ihr Unternehmen bevorzugt.
Lassen Sie sich unterst?tzen
Falls Sie ?ber den Luxus verf?gen, eine pers?nliche Assistentin zu haben, kann diese Sie bei der Abrechnung unterst?tzen und Aufgaben wie das Sammeln und Einreichen Ihrer Belege ?bernehmen. Sie kennt die Prozesse und Fristen oftmals viel besser und kann sich um Aufgaben im Bereich der Reisekostenabrechnung k?mmern.
?Oder nutzen Sie Software
Es gibt f?r fast alles eine App oder Software ? auch f?r die Abrechnung von Reisekosten. Die Zukunft ist digital und eine vollst?ndig digitale Abrechnung ist nur noch eine Frage der Zeit.
Vielleicht haben Sie schon mal von Quickbooks geh?rt? Fragen Sie in Ihrem Unternehmen mal nach, ob es bereits verwendet wird. Falls nicht, k?nnen Sie f?r 7 Euro im Monat einen eigenen Account anlegen.
Ein weiteres Tool ist YNAB. Ebenfalls f?r 7 Euro im Monat hilft Ihnen diese App, Ihre Finanzen im Blick zu behalten.
Dar?ber hinaus gibt es viele weitere hilfreiche Apps und Software, die es zum Beispiel erm?glicht, Fotos von Belegen zu erstellen und diese digital einzureichen. Vor allem, wenn es Ihnen h?ufig an Zeit mangelt, lohnt sich eine Investition, um Ihre Belege m?glichst zeitsparend zu sortieren und einzureichen.
